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浅论加强社保档案管理的重要性

  一、社保档案的特点

  (一)数量庞大

  近年来,随着国家对社保保障制度的重视,再加之社保改革的不断深入,我国社保人口已开始向农村延伸,开始向全民参保的方向发展,这就导致当前我国社保人数不断增加,随之而来也使我国当前社保档案数量较为庞大,给管理工作带来一定的难度。

  (二)动态变化

  我国社保档案处于动态变化的状态下,这是由于个人的社保档案会随着人个工作单位的变化而发生转移,而且社保缴费情况也是随着个人工资的增减来进行变化的,这就决定了我国社保档案处于动态变化的状态。

  (三)以人为本

  社保档案的形成是以个人为单位,个人在参保时都会形成的一系列的参保原始凭证,这即是社保档案,所以社保档案作为个人利益的重要凭证,需要在管理工作中以人为本,从而更好的维护好参保人的切身利益。

  (四)规范性强

  社保档案不管是办理活动不是形成材料都具有较强的规范性。社会上的各类社会保险不仅都具有统一的办理程序,而且都有缴付费标准也具有统一性。在社保档案形成过程中,其所使用的记当卡、登记清册及报表时都具有统一性和规范性,而且在社保档案形成过程中,其与档案相关的材料不管来自于哪个单位,都需要具有统一性和一致性。

  二、加强社保档案管理的重要意义

  (一)有利于更好的推动社保改革的深化

  随着社保改革的不断深化,社保部门不仅需要做好社会保障工作,而且还对离退休人员的社会化服务和管理承担起责任,这属于一项庞大的工程,具有较强的系统性,需要完整和准确的个人资料支持,所以需要加强社保档案的管理,确保对个人资料进行详细的记载,从而加快推动社会保险改革的进程。

  (二)有利于实现对参保人切身利益的保护

  在社保档案管理工作中会涉及才到诸多的环节,而且每一个环节都会涉及到参保人的切身利益,所以需要对社保档案管理工作进行加强。参保人在参保到离退体享受社会保险待遇需要经历较长的一个过程。从参保时填写保险卡和个人详细情况表,然后进行保费的缴纳,缴费基次及养老金发放标准的调整,保险关系的转移和基金的转入转出手续等,这些记载都是个人社保档案的重要内容,是享受社会保险待遇的重要依据,与参保人的切身利益息息相关,所以需要通过加强社保档案的管理,从而更好的实现对参保人切身利益的维护。

  (三)有利于社保部门提高业务质量和办事效率

  在社保档案管理工作中,需要通过对档案资料的收集、整理、归档和利用来为社保档案工作的顺利开展奠定良好的基础。在对社保档案有序梳理和归纳过程中,可以对已在完成的业务进一步进行总结,并从中归结出经验和教训,从而为下一步工作的开展提供良好的借鉴作用,而且通过对社保档案的收集和整理,将各项数据进行有效的归纳,从而可以为决策者提供准确的参考依据,确保领导决策的科学性,这不仅有利于业务质量提高,而且对于办事效率的提升也具有极为重要的意义。

  三、加强社会保险档案管理的设想

  (一)提高认识,加强领导

  加大社保档案工作宣传力度,利用各种宣传手段和宣传渠道,广泛宣传社会保险档案工作的重要性,提高每一位公民的社会保障意识,加大对社会保险档案工作的重视程度,积极争取各级党委、政府领导对社会保险档案工作的重视与支持,加大资金及人力投入,切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题,为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。

  (二)理顺社保档案工作管理机制

  依据《档案法》,《保密法》等法规政策,制定社保档案分类大纲和保管期限。对每一类档案制定出相应的管理制度,从而构建一个完整的制度体系,做到有章可循,照章办事,依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序,做到既符合工作进程,又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台账、图表、会计账簿等,要及时立卷归档,遵循集中统一管理的原则。

  (三)加快实现社保档案的微机一体化管理

  各级社会保险部门应克服资金紧张的困难,购置先进的微机设备装备档案室。同时应着力进行档案管理的软件开发工作,实现对档案资料的快速统计。可以进行档案借阅的自动化管理,以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握;并可以实现系统的网上互联。

  (四)提高社保档案管理队伍的业务技能

  社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作,档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识,具备计算机实际操作能力。为此,社保部门应与档案行政管理部门加强联系,积极组织社保档案员进行培训,开展经验交流。同时要加强档案管理人员的思想、作风建设,稳定队伍,以保证档案工作的连续性,努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍。

  四、结束语

  在当前新形势下,社保档案管理工作更应为民更新观念,统一标准,在工作中不断进行改进和创新,从而更好的提高社保档案管理的质量和工作效率,努力探索出适合我国国情的社保档案现代化管理新模式和新途径,更好的推动我国社保事业的健康、有序发展。